Positief verrassen ook belangrijk in HR-beleid

Het uitvoeren van een pensioenregeling heeft op het eerste gezicht niet veel raakvlakken met het optimaal inzetten van werknemers. Maar daar denken ze bij BeFrank toch anders over. Het pensioenbedrijf hanteert in zowel het eigen HR-beleid als in de pensioenuitvoering dezelfde aanpak: aandacht voor de mens en positief verrassen. Maar hoe doe je dat?

“De markt voor pensioenen is momenteel, net als de arbeidsmarkt, zeer uitdagend”, zo trapt Jan Hein Rhebergen, commercieel directeur BeFrank, af. “Er zijn veel ontwikkelingen en de concurrentie is enorm”, zo vervolgt hij. “Je moet echt op klanttevredenheid onderscheidend zijn om succes te kunnen boeken. Op de arbeidsmarkt zul je eveneens heel creatief moeten zijn om talenten binnen te halen en binnen te houden.”

Een feestje bouwen

Het interne HR-beleid kenmerkt zich door veel aandacht voor mensen, vult HR-adviseur Marie-Anne Bekkers aan. Bijvoorbeeld voor nieuwkomers. “Van het ondertekenen van het contract maken wij echt iets bijzonders. Het is in de kern een wat saaie administratieve handeling. Maar wij laten de nieuwe medewerker naar ons kantoor komen en met alle aanwezige BeFrankers wordt de handtekening gezet. Daarbij knallen we een confettikanon af; de nieuwe collega gaat met confetti in het haar weer naar huis. Een foto van dat tekenmoment plaatsen ze regelmatig op sociale media, om hun nieuwe baan aan te kondigen. Hoe leuk is dat?”

De eerste werkdag wordt vergelijkbaar aangepakt. “We sturen vooraf een dagprogramma, met wat praktische tips, zodat iemand zo comfortabel mogelijk binnenkomt. We zorgen ervoor dat alles direct werkt, dat het bureau is versierd, maar ook dat er al afspraken in de agenda staan, tot en met een potje pingpong aan toe. En na de eerste week ligt er thuis een persoonlijk, handgeschreven kaartje in de brievenbus.”

Teamontwikkeling

Bekkers en haar HR-collega’s schrijven vaker een kaartje. “We staan niet alleen stil bij een vijf- of tienjarig jubileum, maar bij elke BeFrank-verjaardag. Met een handgeschreven jubileumkaart, met een persoonlijk verhaal, over wat iemand voor de organisatie betekent. Het kost bijna niets, behalve tijd.”

Het pensioenbedrijf bestaat pas 11 jaar en telt inmiddels negentig medewerkers; met externe krachten erbij iets meer dan honderd. “We steken veel energie in het versterken van het teamgevoel”, vervolgt Bekkers. “Elk jaar doen we met het hele bedrijf een programma op het vlak van teamontwikkeling. Zo zijn we nu bijvoorbeeld bezig met een Profile Dynamics-teamtraining. Ook doen we regelmatig in teams mee aan sportieve activiteiten en nodigen we externe sprekers uit, over inhoudelijke onderwerpen maar ook voor de fun.”

Ambassadeurs

De aandacht voor mensen houdt niet op als iemand het bedrijf verlaat, zegt Bekkers. “Nee, zelfs als iemand overstapt naar een concurrent. Bij ons gaan ze altijd door de voordeur naar buiten. Of het nou met een spetterende borrel is of – als iemand dat liever heeft – alleen met taart of een lunch met het team. We geven BeFrank-geschenken mee en zamelen bij alle collega’s geld in om een persoonlijk afscheidscadeau te kopen.”

Onlangs vierde BeFrank, vertraagd door corona, haar tienjarig bestaan. Daarvoor werden ook alle oud-medewerkers uitgenodigd. “We hebben het samen gevierd met iedereen die een bijdrage heeft geleverd aan het succes van BeFrank. Het resultaat van deze aanpak is dat eigenlijk alle ex-medewerkers nog steeds ambassadeurs van ons zijn. Ze liken berichten op sociale media, dragen nieuw personeel aan en spreken in hun nieuwe werkomgeving positief over ons.”

Positief verrassen

“Het draait in de kern om positief verrassen”, legt Rhebergen uit. “Dat is wat wij ook proberen te doen richting werkgevers en pensioendeelnemers. We staan altijd voor ze klaar, net als voor onze medewerkers. Wij ontzorgen.”

Hij wijst op de BeFrank Keuzetool, een hulpmiddel waarmee de impact van het pensioenakkoord voor de werkgever inzichtelijk is gemaakt, inclusief de keuzes die hij daarin heeft. “De werkgever kan hier zo mee aan de slag met zijn adviseur.” De pensioenadministratie (“Dat vindt eigenlijk niemand binnen HR leuk”) wordt gekoppeld aan de salarisadministratie, zodat HR daar geen omkijken naar heeft. “Ons werkgeversportaal maakt de materie makkelijk en inzichtelijk. Opdrachtgevers waarderen dat gemiddeld met een 8,1. Dat is echt een wereldrecord in pensioenland.”

“Bepalend is ook hoe je omgaat met situaties waarin er eens iets misgaat, als het echt spannend wordt”, vervolgt hij. “Juist dan kun je het verschil maken. Dat zit in de houding van onze medewerkers. Onze app kun je kopiëren, ons DNA niet.”

Meer waardering voor pensioen

De app waaraan Rhebergen refereert is er voor deelnemers. Die biedt inzicht in de pensioenopbouw en de keuzes daarin. “Pensioen is salaris voor later. Als je daar positief over communiceert en de werknemer erbij betrekt, wordt pensioen een stuk interessanter.” BeFrank geeft ook veel uitleg over pensioen in video’s. “Wij maken het graag wat leuker en activeren deelnemers zo veel mogelijk om zelf keuzes te maken.”

“Natuurlijk, veel keuzes heeft de werkgever al gemaakt. Maar ze mogen bijvoorbeeld zelf beslissen hoe ze willen beleggen. Wil je dat alleen duurzaam? Wil je extra premie inleggen? Dat soort keuzes kunnen ze maken in de app. Die biedt altijd overzicht van hun pensioen. Van alle deelnemers logt 80% in. De waardering voor de werkgever neemt sterk toe naarmate werknemers meer betrokken zijn bij hun pensioen. Met het nieuwe pensioenstelsel wordt dit alleen maar belangrijker. Daarvoor staan wij al goed voorgesorteerd.”

“Als je ergens geen invloed op hebt, ben je ook niet betrokken”, besluit Rhebergen. “Discussies over een gratis lunch kunnen soms intens zijn, terwijl de betrokkenheid bij pensioen – toch één van de belangrijkste arbeidsvoorwaarden – vaak laag is. Dat is zonde. Als werkgever steek je veel geld in een pensioenregeling. Daar mag je meer waardering voor krijgen. Dat kan lukken als je de waarde van pensioen goed onder de aandacht brengt van je mensen.”

Dit artikel verscheen 2 december op PWnet en 15 december in PW magazine.