Nieuwe pensioenregeling? Zo betrek je ook de ondernemingsraad

Kijkt jouw organisatie naar een nieuwe pensioenregeling? Dan moet je als HR-professional ook rond de tafel met de ondernemingsraad (OR). En dat is goed nieuws, want een betrokken OR helpt bij de invoering van de nieuwe regeling. Zeven tips om de OR te betrekken bij de nieuwe pensioenregeling.

1. Betrek je OR bij de nieuwe pensioenregeling
Bij veranderingen in je organisatie kun en wil je niet om de ondernemingsraad (OR) heen. Ook bij veranderingen in de pensioenregeling heeft de OR een belangrijke rol. De komende jaren gaat er door het pensioenakkoord het nodige veranderen op pensioengebied. Een nieuw stelsel sluit beter aan bij de manier waarop de arbeidsmarkt werkt. Voert jouw onderneming straks een nieuwe pensioenregeling in? Of pas je tussentijds de bestaande regeling aan? Dan beslist de OR mee. De keuze voor de pensioenuitvoerder? Verdeling van de premie? De OR mag over al deze onderwerpen en meer meebeslissen. De OR kan met een veto zelfs veranderingen tegenhouden. De bijdrage van de OR is waardevol: de OR kan de bestuurder en HR voeden met informatie en signalen vanuit de organisatie. Dat versoepelt de invoering en de acceptatie van een nieuwe regeling, zo blijkt in de praktijk. Niet verrassend natuurlijk, de OR weet als werknemersvertegenwoordiging als geen ander wat er leeft bij de mensen in jouw organisatie.

2. Laat de OR bijtijds meedenken
Informeer de OR tijdig over de voornemens voor een andere regeling. Minimaal een jaar voor de beoogde invoering ervan. Zo is er voldoende ruimte voor overleg en het verkennen en uitwerken van de verschillende scenario’s. Maak gelijk afspraken over de communicatie. Spreek bijvoorbeeld af hoe vaak de OR een formele rapportage over de stand van zaken rond de nieuwe pensioenregeling krijgt. En op welke momenten de bestuurder tussentijds informatie deelt. Houd rekening met redelijke termijnen die er zijn voor het informeren van de OR. Voorkom dat je de OR overrompelt. Bijvoorbeeld door hen pas laat in het proces een voorgenomen besluit voor te leggen. Dat levert – anders dan wat soms wordt gedacht – geen tijdswinst op. Integendeel; het vertraagt het proces. De OR zal toch de verschillende opties willen onderzoeken om tot een goed oordeel te komen.

3. Investeer in advies
Pensioen is een van de meest kostbare en complexe arbeidsvoorwaarden. Er zijn veel regels, uitzonderingen en keuzemogelijkheden. Gelukkig kunnen alle partijen zich laten bijstaan door een of meer adviseurs. Ook de OR. Dat recht op advies is verankerd in de Wet op de ondernemingsraden (WOR). De onderneming betaalt de advieskosten, wel moet de OR laten weten wat de beoogde advieskosten zijn.

Misschien lijkt het alsof dit advies voor meer tegenspraak zorgt. Toch is het in de regel welbesteed geld. Met een goed geïnformeerde OR aan tafel verloopt het overleg over een nieuwe regeling in de regel soepeler. Een onafhankelijk adviseur kan de OR bijvoorbeeld helpen door in kaart te brengen hoe de voorgestelde wijzigingen financieel uitpakken voor werknemers. Komen partijen er samen niet uit? Juist dan kan een adviseur zijn waarde bewijzen. Bij tegengestelde belangen kunnen de adviseurs van de bestuurder en de OR hen wijzen op mogelijkheden en hen zo dichter tot elkaar brengen.

Welk advies?
Je kunt de OR ondersteunen bij het kiezen van de juiste adviseur. Bijvoorbeeld met een shortlist van deskundige adviseurs. Vóór het benaderen van een adviseur moet de OR bepalen welk advies er nodig is. Kijkt de adviseur straks alleen op grote lijnen mee? Of moet deze juist een gedetailleerd rapport uitbrengen over de pensioenvoorstellen? Heeft je OR al veel pensioenkennis, maar nog weinig ervaring met onderhandelingstrajecten? Dan kan een adviseur met expertise hen op dit gebied helpen.

4. Deel de pensioenambities met de OR
De onderneming heeft altijd een of meer doelen met de nieuwe pensioenregeling. Is er behoefte aan meer controle over de kosten? De beste regeling voor werknemers binnen het beschikbare budget? Of juist een sobere pensioenregeling die alle ruimte biedt voor loonsverhogingen binnen de loonruimte. Wat de pensioenambitie ook is, bespreek deze tijdig met de OR. Of nog beter; bepaal samen met de OR de ambities. Dit voorkomt dat de OR veel tijd steekt in het onderzoeken van alternatieven die niet aansluiten bij de pensioenambitie en daarom al snel van tafel zullen gaan.

5. Goed pensioen is een gedeeld belang
In een goede pensioenregeling zijn de belangen van de werknemers en de organisatie in balans. Geef dat dus aandacht bij de aanpassing van de regeling. Deel veel informatie over de pensioenambities, daardoor ontstaat inzicht en onderling begrip. Vaak hebben de deelnemers in de pensioenregeling – inclusief de OR-leden – bijvoorbeeld geen idee hoeveel de onderneming bijdraagt aan de pensioenregeling. Kent jouw OR het Informatierecht? De ondernemingsraad kan de ondernemer om informatie vragen over alle relevante zaken van de onderneming. Daar ligt een taak voor HR. Door werknemers en de OR goed te informeren kun je misverstanden voorkomen.

Een wijziging van de pensioenregeling is immers niet per se een versobering. Een verandering kan ook een verbetering zijn. Misschien neemt de werkgever bijvoorbeeld een groter deel van de premie op zich. Een wijziging is vaak ook een verbetering als in de onderneming door acquisities in het verleden een verzameling van uiteenlopende pensioenregelingen is ontstaan. Bundeling in één regeling is dan mogelijk een aantrekkelijke optie. Voor werkgever én werknemers. Vergeet ook niet de pensioenuitvoerder hierbij te betrekken. Die voorziet de OR van de juiste informatie over de beoogde nieuwe regeling.

6. Presenteer samen met de OR
Pensioen gaat pas leven voor werknemers als ze weten wat wel (en wat niet) geregeld is. Daar kan de OR een belangrijke bijdrage aan leveren door hun communicatie over de regeling. Werknemers kunnen dan weloverwogen beslissingen nemen, bijvoorbeeld om financiële risico’s die ze niet willen of kunnen dragen zelf af te dekken. Of door meer in te leggen voor het inkomen voor later.  Wil jij dat werknemers zich nog meer betrokken gaan voelen bij hun pensioen? Organiseer dan eens een presentatie over de nieuwe regeling,  bijvoorbeeld samen met bestuurders, de pensioenuitvoerder, de adviseur en de OR. Met veel ruimte voor vragen. Dat verhoogt het pensioenbewustzijn. En dat stimuleert werknemers weer om de regie over hun eigen pensioen te nemen. Bijkomend voordeel is dat werknemers vaak de waarde van het pensioen beter gaan inzien, een kostbare arbeidsvoorwaarde.

7. Pak het moment
Het regelen van een nieuwe pensioenregeling is een intensief proces. HR, bestuurders en de OR werken in een korte periode nauw met elkaar samen en er ontstaat vaak wederzijds begrip. Benut dat momentum. Hét moment om te kijken of ook andere arbeidsvoorwaarden nog beter kunnen aansluiten op de wensen van werknemers. Benut de inzichten van de OR om het HR-beleid eens onder de loep te nemen. Misschien kun je bijvoorbeeld meer investeren in de duurzame inzetbaarheid van werknemers. Om zo werknemers fit en betrokken te houden. Zodat ze hun pensioen op een prettige manier bij jouw organisatie halen.

Dit artikel verscheen 5 april op MT/Sprout.