Privacy Statement

BeFrank PPI NV hecht veel belang aan je privacy en daarom gaan we zorgvuldig om met je persoonsgegevens. In dit privacy statement vind je helder en duidelijk uitgelegd hoe we met jouw persoonsgegevens omgaan en hoe we deze gegevens beschermen.

BeFrank PPI NV gaat uitvoeringsovereenkomsten aan met werkgevers, om zo pensioen voor werknemers op te bouwen. Voor de werknemer wordt pensioenkapitaal opgebouwd door middel van beleggingen. Dit wordt een beschikbare premieregeling genoemd. Jouw werkgever betaalt meestal de pensioenpremie of een deel daarvan. Op je pensioendatum verkoopt BeFrank PPI NV de beleggingen. Van de opbrengst wordt je pensioen betaald. Dat kan bijvoorbeeld een ouderdomspensioen zijn met een partnerpensioen.

BeFrank PPI NV is onderdeel van de Nationale-Nederlanden Groep. De administratieve uitvoering van de uitvoeringsovereenkomst is door BeFrank PPI NV overgedragen aan BeFrank NV. BeFrank PPI NV controleert of de administratieve werkzaamheden door BeFrank NV op tijd, juist en volledig worden uitgevoerd. In de controle is onder andere ook toezicht op beveiliging van je persoonlijke gegevens en toezicht op verwerking van je persoonlijke gegevens conform de vereisten die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere wet- en regelgeving hieraan stelt.

Dit privacy statement is geschreven door de verwerkingsverantwoordelijke van jouw data. Dat is BeFrank PPI NV, hierna voor het gemak aangeduid als BeFrank.

Wat zijn Persoonsgegevens?

Als je werkgever bij ons een product afsluit voor jouw pensioenopbouw, vragen we je werkgever om persoonsgegevens zoals je naam en adres. Ook als je onze websites bezoekt, kunnen we van jou persoonsgegevens verzamelen, zoals het IP-adres van je computer. Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over jou of die we in verband kunnen brengen met jou. Het verzamelen, bewaren en gebruiken van je gegevens noemen we het ‘verwerken’ van je persoonsgegevens. Dat is een begrip uit de wet. BeFrank houdt zich bij de verwerking van je persoonsgegevens aan de wet- en regelgeving, waaronder de bepalingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Verzekeraars. Hieronder lees je waarvoor we persoonsgegevens verwerken en welke gegevens dat kunnen zijn.

Waarvoor verwerken we persoonsgegevens?

We bewaren en gebruiken je persoonsgegevens alleen voor zorgvuldig vastgestelde doelen. In de meeste gevallen ontvangen we persoonsgegevens van je werkgever of van jouzelf, omdat je pensioen bij ons opbouwt of opgebouwd hebt. De wet spreekt dan van gegevensverwerking die nodig is voor het voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst. Het komt erop neer dat we je niet kunnen helpen als klant als we geen gegevens van je hebben of mogen bewaren. Je persoonsgegevens worden ook gebruikt omdat wij een centrale klantenadministratie bijhouden, marketingactiviteiten verrichten, fraude willen voorkomen en bestrijden, of de gegevens gebruiken voor risicobeheersing. In de wet wordt dit ‘de verwerking vanwege gerechtvaardigde belangen’ genoemd. Dit kan ook in jouw eigen belang zijn, omdat we je dan beter kunnen helpen en fraude kunnen bestrijden. Daarnaast verwerken we je gegevens om te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Hieronder lees je meer informatie over de basis waarop wij je persoonsgegevens verwerken.

A. Voor het uitvoeren van onze overeenkomsten

• Om de aanvraag van je product te kunnen beoordelen.
• Om jou als klant te kunnen helpen. Dus voor het aangaan, beheren en/of uitvoeren van onze producten. En/of voor het geven van advies over onze producten.
• Om informatie te verstrekken aan en te ontvangen van andere partijen als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van jouw product. Denk hierbij aan je werkgever.

B. Op grond van een gerechtvaardigd belang

Voor de klantenadministratie

BeFrank heeft een klantenadministratie. Onze klantenservice gebruikt dit om te zien welke producten je bij ons hebt, zodat we je goed en snel te woord kunnen staan. Onder de gegevens die we binnen onze klantenadministratie gebruiken, vallen je naam, geboortedatum, adresgegevens, overige contactgegevens, gegevens over het product of de producten die je bij ons hebt, betaalgegevens en marketinggegevens.

Voor marketingactiviteiten

We gebruiken jouw gegevens:
– Om met onze dienstverlening beter in te spelen op je persoonlijke situatie. Je kan hierbij denken aan een waarschuwing wanneer je pensioenopbouw lager uitvalt dan je verwachting.
– Om je op de hoogte te houden via onze website, de App, een brief of e-mail.
– Om je op onze website en app een persoonlijkere ervaring te geven of om op websites van andere advertenties aan te bieden die passen bij jouw interesses. Zie hiervoor ook onze cookieverklaring.
Voor sommige marketingactiviteiten is je toestemming vereist. Deze toestemming wordt altijd vooraf aan je gevraagd, bijvoorbeeld bij het toesturen van aanbiedingen per e-mail. Heb je eerder toestemming gegeven en wil je dat weer ongedaan maken, dan kan dat heel gemakkelijk door op een link onderaan de e-mail te klikken.

Om fraude te bestrijden

Voor de bescherming van je eigen veiligheid en die van financiële instellingen verwerken we persoonsgegevens voor risicobeheersing en het voorkomen en bestrijden van fraude. Hiervoor kunnen we gegevens uitwisselen binnen BeFrank, Nationale-Nederlanden, met andere financiële instellingen of met externe onderzoeksbureaus.

Om risico’s beter te kunnen inschatten

We verwerken persoonsgegevens voor statistische analyse, om risico’s beter te kunnen inschatten en om prijzen van onze producten goed te kunnen bepalen. We bewaren gegevens om in het geval van een klacht of geschil over de juiste informatie te kunnen beschikken.

Het verwerken van gegevens van derden

In sommige gevallen leggen we gegevens vast van andere personen dan onze klanten, zoals benadeelden, bewindvoerders, begunstigden en mensen die zekerheid hebben gegeven voor een klant. Dit doen we alleen voor zover het nodig is voor het uitvoeren van de overeenkomst met de klant.

C. Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

Mede voor jouw eigen veiligheid, zijn we verplicht om naar je persoonsgegevens te vragen om je identiteit vast te stellen. Voor de uitvoering van een aantal producten zijn we verplicht om je gegevens te delen met de Belastingdienst. De Belastingdienst zal op haar beurt gegevens van personen die vanwege een band met de Verenigde Staten mogelijk aangemerkt worden als Specified US Person, rapporteren aan Amerikaanse belastingautoriteiten. In uitzonderlijke gevallen zijn we verplicht je persoonsgegevens aan andere partijen zoals toezichthouders, politie, justitie of inlichtingendiensten te verstrekken.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Persoonsgegevens die we van jou ontvangen voor de uitvoering van de overeenkomst. Het gaat hierbij om:

• Algemene gegevens zoals je naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en geboortedatum.
• Gegevens om je te kunnen identificeren.
• Je rekeningnummer om betalingen van jou te kunnen ontvangen of betalingen aan jou te doen.
• Financiële gegevens. Hiernaar vragen we in sommige gevallen naar zoals bij het vaststellen van je beleggingsdoelen.
• Gegevens die we nodig hebben voor een specifiek product, denk bijvoorbeeld aan zelf beleggen met je pensioenproduct.
• Voor levensverzekeringen en pensioenproducten hebben we ook je Burgerservicenummer (BSN) nodig.

Aanvullende gegevens

Met aanvullende gegevens worden extra gegevens bedoeld die we niet van jou of je werkgever ontvangen hebben, maar die we uit (openbare) bronnen halen. Denk hierbij aan het raadplegen van informatie om terrorisme en witwassen tegen te gaan. Of het raadplegen van informatie van het Bureau Krediet Registratie (BKR). We doen dit in sommige gevallen om een risico in te schatten of om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Contacthistorie

Wij leggen vast wanneer en waarover je contact met ons hebt. Met het oog op het verbeteren van onze bedrijfsvoering waaronder de kwaliteit van de dienstverlening, training, coaching en beoordeling van medewerkers nemen we een deel van de telefoongesprekken op.

Je bezoek aan onze website en app

We leggen gegevens vast over je bezoek aan onze website of app. Bijvoorbeeld welke pagina’s je hebt bezocht, wanneer je ingelogd hebt op mijnpensioen.befrank.nl of welke zoekopdracht je hebt gedaan. Hiermee laten we de site beter werken en geven we je een persoonlijke ervaring. Ook gebruiken we deze gegevens voor marketingactiviteiten. We doen dit onder andere door middel van het plaatsen van cookies. Meer informatie over het gebruik van cookies vind je in onze Cookieverklaring. Wij verwerken ook je IP-adres. Dit is het adres van je computer, tablet of mobiel op internet dat nodig is om ervoor te zorgen dat computers veilig met elkaar communiceren.

Van wie krijgen we je persoonsgegevens?

Als je bij BeFrank via je werkgever een pensioen en verzekering afneemt, krijgen we jouw gegevens van je werkgever, van jouzelf of soms via de Basisregistratie Personen (BRP). Wanneer dit nodig is bij de uitvoering van de pensioenovereenkomst, kunnen we ook gegevens ontvangen van andere banken en verzekeraars. Informatie over je gezondheid ontvangen we via je werkgever, arts (na jouw toestemming) of het UWV. We gebruiken openbare data en data van marktonderzoekbureaus om tot nog betere inzichten over onze klanten en diensten te komen. Als we persoonsgegevens die we van derden ontvangen verwerken, doen we dat alleen als je daarvoor aan die partij toestemming heeft gegeven.

Aan wie kunnen we je persoonsgegevens

verstrekken?

We kunnen je persoonsgegeven verstrekken aan de hieronder genoemde personen, bedrijven en instanties. We doen dat alleen als:

• dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, of we daarvoor een ‘gerechtvaardigd belang’ hebben en de verstrekking van je gegevens daarvoor noodzakelijk is.
• het wettelijk verplicht is om je gegevens te verstrekken of je toestemming hebt gegeven.

Alléén als één van bovengenoemde redenen van toepassing is, verstrekken we je gegevens aan één of meerdere onderstaande partijen.

• Onze medewerkers, voor zover zij deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.
• Bedrijven waaraan we werkzaamheden uitbesteden (‘verwerkers’). Deze bedrijven werken dan in onze opdracht.
• Je adviseur of belangenbehartiger, je werkgever en zijn adviseur als je via je werkgever bent verzekerd.
• Bedrijven die we inschakelen bij de beoordeling van een aanvraag voor een product.
• Publieke diensten zoals toezichthouders, politie en justitie en aan de Belastingdienst, als we daartoe wettelijk verplicht zijn.
• Andere banken en verzekeringsmaatschappijen. Hieronder vallen ook herverzekeraars en rechtsbijstandsverzekeraars.
• Deurwaarders, incassobureaus en/of notarissen.
• Externe registers zoals CIS, BKR, NHG, Extern Verwijzingsregister (EVR).
• Het UWV.

Zo zorgen we voor je persoonsgegevens

We zorgen voor een goede beveiliging

We besteden veel tijd en aandacht aan de beveiliging van onze systemen en de persoonsgegevens die daarin zijn opgeslagen. BeFrank ziet toe op de beveiliging van persoonsgegevens en het gebruik daarvan. Dataverkeer wordt voortdurend gemonitord. Wanneer er toch een keer iets mis gaat, wordt er meteen actie ondernomen. Datalekken lossen we op en registreren we. Dat zijn we volgens de wet ook verplicht. We melden ze ook aan de toezichthouder en aan jou, als dat nodig is.

Er is toezicht op hoe we persoonsgegevens verwerken

• De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert of wij de AVG naleven.
• De Autoriteit Consument & Markt (ACM) houdt toezicht op hoe wij omgaan met cookies, direct marketing via e-mail en het bel-me-niet register.
• De Nederlandsche Bank (DNB), de Europese Centrale Bank (ECB) en Autoriteit Financiële Markten (AFM) houden in het algemeen toezicht op de financiële sector en dus ook op BeFrank en Nationale-Nederlanden.
• Intern houdt de Functionaris Gegevensbescherming toezicht op de wijze waarop we omgaan met uw persoonsgegevens. Deze is te bereiken via DPO-leven@nn.nl.

We hebben een geheimhoudingsverklaring getekend

Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend en een eed of belofte afgelegd. We gaan zorgvuldig om met gegevens die je ons toevertrouwt. Alleen geautoriseerd personeel mag je gegevens inzien en verwerken.

Wat zijn je rechten?

Als klant heb je een aantal rechten die gaan over jouw persoonsgegevens. Deze rechten worden hieronder toegelicht.

Je hebt Recht op inzage

Dit houdt in dat je kan opvragen welke persoonsgegevens we van jou hebben geregistreerd en waarvoor we deze gebruiken. Deze kan je ook vinden op je persoonlijke pensioenpagina bij BeFrank (www.befrank.nl/login).

Je hebt Recht op aanpassing, verwijdering en beperking

Je hebt het recht om je persoonsgegevens te laten aanpassen als deze niet juist zijn. Je hebt bovendien het recht om je persoonsgegevens te laten verwijderen als je persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt, niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt, óf omdat je je toestemming hebt ingetrokken en BeFrank geen andere geldige reden meer heeft voor de verwerking van je gegevens. Ook heb je het recht op beperking van je persoonsgegevens. Dit recht houdt in dat je kan aangeven dat je gegevens tijdelijk niet gebruikt mogen worden. Hier kan je gebruik van maken als je persoonsgegevens niet juist zijn, onrechtmatig worden verwerkt, niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of worden verwerkt, of indien je bezwaar maakt tegen de verwerking en je bezwaar door ons nog in behandeling is.

Je hebt Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Dit betekent dat je in bepaalde gevallen het recht hebt om ons te vragen de persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt over te dragen aan jou en/of een andere dienstverlener.

Je hebt Recht van bezwaar

Je kan bezwaar maken tegen het verwerken van je persoonsgegevens als we je persoonsgegevens gebruiken voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting. Wij toetsen je bezwaar zorgvuldig en stoppen indien nodig met de verwerking van je persoonsgegevens.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

Zolang je klant bij ons bent, bewaren we je gegevens. Dat doen we ook nog enige tijd als je een bepaald product niet meer van ons hebt. In dat geval hanteren we de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Daarna bewaren we de gegevens alleen nog voor statistische doeleinden en met het oog op de behandeling van klachten en rechtsvorderingen. In dat geval bewaren we de gegevens in een afgesloten archief.

Waar verwerken we je gegevens?

Je gegevens worden verwerkt binnen de Europese Unie (EU) in lijn met de wet- en regelgeving. Wij houden rekening met de gevolgen bij eventuele uitbesteding van diensten en/of inhuur van opslag die mogelijk buiten de EER kan plaatsvinden om te blijven voldoen aan de AVG en de vertrouwelijkheid van gegevens. Om ervoor te zorgen dat je persoonsgegevens toch veilig zijn, nemen we in die gevallen maatregelen door zelf overeenkomsten te sluiten waarin we vergelijkbare afspraken maken over de veiligheid van persoonsgegevens. Dus net zoals we dat binnen de EU doen. Dit noemen we EU modelcontracten.

Heb je vragen?

Heb je algemene vragen over je persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via onze klantenservice. Zij zijn te bereiken via klantenservice@befrank.nl.

Wil je je persoonsgegevens inzien of wijzigen?

Je kan je persoonlijke gegevens inzien en wijzigen via je persoonlijke pensioenpagina (www.befrank.nl/login). Je hebt het recht ons een opgave te vragen welke gegevens van jou door ons worden verwerkt. Ook heb je het recht te weten wie je persoonsgegevens aan BeFrank verstrekt heeft en aan wie BeFrank je persoonsgegevens heeft verstrekt. Je kan ons ook schriftelijk verzoeken een opgave van je persoonlijke gegevens zoals door ons geregistreerd te verstrekken. Wij kunnen je verzoeken je te identificeren, bijvoorbeeld door een kopie van een geldig identiteitsbewijs te overleggen. In geval wij je om een kopie identiteitsbewijs verzoeken, raadt BeFrank je aan om op de kopie je BSN onzichtbaar te maken en te vermelden dat het een kopie ten behoeve van BeFrank betreft, inclusief datumvermelding.
Bevat het door ons verstrekte overzicht van gegevens naar jouw mening onjuistheden of ben je van mening dat verwerking van je gegevens onrechtmatig is, dan kan je schriftelijk om aanpassing of verwijdering van de gegevens verzoeken. Je kan ook je toestemming aan verwerking van je persoonlijke gegevens weer intrekken. Binnen vier weken na je verzoek hoor je van ons of wij aan je verzoek kunnen voldoen.

Je kan je verzoek richten aan:
BeFrank
T.a.v. Klantenservice
Postbus 2096
1000 CB Amsterdam

Of per e-mail naar klantenservice@befrank.nl

Heb je een klacht?

Heb je een klacht over de wijze waarop BeFrank met je persoonsgegevens omgaat? Dan kan je een klacht indienen bij de directie van BeFrank:

BeFrank
T.a.v. Klantenservice
Postbus 2096
100 CB Amsterdam

Of per e-mail naar klantenservice@befrank.nl

Binnen 4 weken ontvang je een reactie van BeFrank. Heb je een klacht ingediend en ben je niet tevreden met onze reactie? Dan kan je je wenden tot het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening, Postbus 93257, 2509 AG Den Haag. Je kan hen ook bellen via 070-3338999 of contact zoeken via www.kifid.nl.

Ook kan je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Over dit privacy statement

Dit privacy statement kan worden aangepast aan gewijzigde wet- en regelgeving en/of aan de wijze waarop we persoonsgegevens verwerken. Wij adviseren je om dit privacy statement regelmatig te raadplegen. In ieder geval op het moment dat je jouw persoonsgegevens aan BeFrank verstrekt.