Privacy Statement

We gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens
Voor BeFrank PPI NV is de bescherming van uw data zeer belangrijk. In het privacy statement hieronder vindt u helder en duidelijk uitgelegd wat wij met uw gegevens doen en hoe wij uw gegevens beschermen.

BeFrank PPI NV gaat uitvoeringsovereenkomsten aan met werkgevers, om zo pensioen voor werknemers op te bouwen. Voor de werknemer wordt pensioenkapitaal opgebouwd door middel van beleggingen. Dit wordt een beschikbare premieregeling genoemd. Uw werkgever betaalt meestal de pensioenpremie of een deel daarvan. Op uw pensioendatum verkoopt BeFrank PPI NV de beleggingen. Van de opbrengst wordt uw pensioen betaald. Dat kan bijvoorbeeld een ouderdomspensioen zijn met een partnerpensioen.
BeFrank PPI NV is onderdeel van de Nationale Nederlanden Groep. De administratieve uitvoering van de uitvoeringsovereenkomst is door BeFrank PPI NV overgedragen aan BeFrank NV. Voor de uitvoering van contracten die gesloten zijn onder de naam Essentiepensioen maakt BeFrank PPI NV gebruik van de diensten van AZL. BeFrank PPI NV controleert of de administratieve werkzaamheden door BeFrank NV en AZL op tijd, juist en volledig worden uitgevoerd. In de controle is onder andere ook toezicht op beveiliging van uw persoonlijke gegevens en toezicht op verwerking van uw persoonlijke gegevens conform de vereisten die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere wet- en regelgeving hieraan stelt.
Dit privacy statement is geschreven door de verwerkingsverantwoordelijke van uw data. Dat is BeFrank PPI NV, hierna voor het gemak aangeduid als BeFrank.

I Wat zijn Persoonsgegevens?
Als uw werkgever bij ons een product afsluit voor uw pensioenopbouw, vragen we uw werkgever om persoonsgegevens zoals uw naam en adres. Ook als u onze websites bezoekt, kunnen we van u persoonsgegevens verzamelen, zoals het IP-adres van uw computer. Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over u of die we in verband kunnen brengen met u. Het verzamelen, bewaren en gebruiken van uw gegevens noemen we het ‘verwerken’ van uw persoonsgegevens. Dat is een begrip uit de wet. BeFrank houdt zich bij de verwerking van uw persoonsgegevens aan de wet- en regelgeving, waaronder de bepalingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Verzekeraars. Hieronder leest u waarvoor we persoonsgegevens verwerken en welke gegevens dat kunnen zijn.

II Waarvoor verwerken we persoonsgegevens?

We bewaren en gebruiken uw persoonsgegevens alleen voor zorgvuldig vastgestelde doelen. In de meeste gevallen ontvangen we persoonsgegevens via uw werkgever of van uzelf, omdat u pensioen bij ons opbouwt of opgebouwd heeft. De wet spreekt dan van gegevensverwerking die nodig is voor het voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst. Het komt erop neer dat we u niet kunnen helpen als klant als we geen gegevens van u hebben of mogen bewaren. Uw persoonsgegevens worden ook gebruikt, omdat wij een centrale klantenadministratie bijhouden, marketingactiviteiten verrichten, fraude willen voorkomen en bestrijden, of de gegevens gebruiken voor risicobeheersing. In de wet wordt dit ‘de verwerking vanwege gerechtvaardigde belangen’ genoemd. Dit kan ook in uw eigen belang zijn, omdat we u dan beter kunnen helpen en fraude kunnen bestrijden. Daarnaast verwerken we uw gegevens om te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Hieronder vindt u meer informatie over de basis waarop wij uw persoonsgegevens verwerken.

a. Voor het uitvoeren van onze overeenkomsten
• Om de aanvraag van uw product te kunnen beoordelen.
• Om u als klant te kunnen helpen. Dus voor het aangaan, beheren en/of uitvoeren van onze producten. En/of voor het geven van advies over onze producten.
• Om informatie te verstrekken aan en te ontvangen van andere partijen als dat noodzakelijk is in verband met de uitvoering van uw product. Denk hierbij aan uw werkgever.

b. Op grond van een gerechtvaardigd belang
• Voor de klantenadministratie
BeFrank heeft een klantenadministratie. Onze klantenservice gebruikt dit om te zien welke producten u bij ons heeft, zodat we u goed en snel te woord kunnen staan. Onder de gegevens die we binnen onze klantenadministratie gebruiken, vallen uw naam, uw geboortedatum, uw adresgegevens, overige contactgegevens, gegevens over het product of de producten die u bij ons heeft, betaalgegevens en marketinggegevens.
• Voor marketingactiviteiten

We gebruiken uw gegevens
• Om met onze dienstverlening beter in te spelen op uw persoonlijke situatie. U kunt hierbij denken aan een waarschuwing wanneer uw pensioenopbouw lager uitvalt dan uw verwachting.
• Om u op de hoogte te houden via onze website, de App, een brief of e-mail.
• Om u op onze websites en apps een persoonlijkere ervaring te geven of om op websites van andere advertenties aan te bieden die passen bij uw interesses. Zie hiervoor ook onze cookieverklaring.
• Voor sommige marketingactiviteiten is uw toestemming vereist. Deze toestemming wordt altijd vooraf aan u ` gevraagd, bijvoorbeeld bij het toesturen van aanbiedingen per e-mail. Heeft u eerder toestemming gegeven en wilt u dat weer ongedaan maken, dan kan dat heel gemakkelijk door op een link onderaan de e-mail te klikken.

Om fraude te bestrijden
Voor de bescherming van uw eigen veiligheid en die van financiële instellingen verwerken we persoonsgegevens voor risicobeheersing en het voorkomen en bestrijden van fraude. Hiervoor kunnen we gegevens uitwisselen binnen Nationale-Nederlanden, met andere financiële instellingen of met externe onderzoeksbureaus.

Om risico’s beter te kunnen inschatten
We verwerken persoonsgegevens voor statistische analyse, om risico’s beter te kunnen inschatten en om prijzen van onze producten goed te kunnen bepalen. We bewaren gegevens om in het geval van een klacht of geschil over de juiste informatie te kunnen beschikken.

Het verwerken van gegevens van derden
In sommige gevallen leggen we gegevens vast van andere personen dan onze klanten, zoals benadeelden, bewindvoerders, begunstigden en mensen die zekerheid hebben gegeven voor een klant. Dit doen we alleen voor zover het nodig is voor het uitvoeren van de overeenkomst met de klant.

c. Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen
Mede voor uw eigen veiligheid, zijn we verplicht om naar uw persoonsgegevens te vragen om uw identiteit vast te stellen.
Voor de uitvoering van een aantal producten zijn we verplicht om uw gegevens te delen met de Belastingdienst. De Belastingdienst zal op haar beurt gegevens van personen die vanwege een band met de Verenigde Staten mogelijk aangemerkt worden als Specified US Person, rapporteren aan Amerikaanse belastingautoriteiten.
In uitzonderlijke gevallen zijn we verplicht uw persoonsgegevens aan andere partijen zoals toezichthouders, politie, justitie of inlichtingendiensten te verstrekken.


III Welke persoonsgegevens verwerken we?

• Persoonsgegevens die we van u ontvangen voor de uitvoering van de overeenkomst. Het gaat hierbij om
• Algemene gegevens zoals uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en geboortedatum.
• Gegevens om u te kunnen identificeren.
• Uw rekeningnummer om betalingen van u te kunnen ontvangen of betalingen aan u te doen.
• Financiële gegevens. Hiernaar vragen we in sommige gevallen zoals het vaststellen van uw beleggingsdoelen.
• Gegevens die we nodig hebben voor een specifiek product, denk bijvoorbeeld aan zelf beleggen met uw pensioenproduct.
• Voor levensverzekeringen en pensioenproducten hebben we ook uw Burgerservicenummer (BSN) nodig.

Aanvullende gegevens
Met aanvullende gegevens worden extra gegevens bedoeld die we niet van u of uw werkgever ontvangen hebben, maar die we uit (openbare) bronnen halen. Denk hierbij aan het raadplegen van informatie om terrorisme en witwassen tegen te gaan. Of het raadplegen van informatie van het Bureau Krediet Registratie (BKR). We doen dit in sommige gevallen om een risico in te schatten of om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Meer informatie hierover vindt u op deze pagina bij ‘Van wie krijgen we uw gegevens?’.

Contacthistorie
Wij leggen vast wanneer u contact heeft met ons. Met het oog op het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening, training, coaching en beoordeling van medewerkers nemen we een deel van de telefoongesprekken op.

Uw bezoek aan onze websites en apps
We leggen gegevens vast over uw bezoek aan onze websites of apps. Bijvoorbeeld welke pagina’s u heeft bezocht, wanneer u ingelogd heeft op mijnpensioen.befrank.nl of welke zoekopdracht u heeft gedaan. Hiermee laten we de site beter werken en geven we u een persoonlijke ervaring. Ook gebruiken we deze gegevens voor marketingactiviteiten. We doen dit onder andere door middel van het plaatsen van cookies. Meer informatie over het gebruik van cookies vindt u in onze Cookieverklaring. Wij verwerken ook uw IP-adres. Dit is het adres van uw computer, tablet of mobiel op internet dat nodig is om ervoor te zorgen dat computers veilig met elkaar communiceren.

IV Van wie krijgen we uw persoonsgegevens?
Indien u bij BeFrank via uw werkgever een pensioen en verzekering afneemt, krijgen we uw gegevens van uw werkgever of soms via de Basisregistratie Personen (BRP). Wanneer dit nodig is bij de uitvoering van de pensioenovereenkomst, kunnen we ook gegevens ontvangen van andere banken en verzekeraars. Informatie over uw gezondheid ontvangen we via uw werkgever, arts (na uw toestemming) of het UWV.
We gebruiken openbare data en data van marktonderzoekbureaus om tot nog betere inzichten over onze klanten en diensten te komen. Als we persoonsgegevens die we van derden ontvangen verwerken, doen we dat alleen als u daarvoor aan die partij toestemming heeft gegeven.

V Aan wie kunnen we uw persoonsgegevens verstrekken?

We kunnen uw persoonsgegeven verstrekken aan de hieronder genoemde personen, bedrijven en instanties. We doen dat alleen als:
• dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, of we daarvoor een ‘gerechtvaardigd belang’ hebben en de verstrekking van uw gegevens daarvoor noodzakelijk is. De uitleg hiervan vindt u op deze pagina bij ‘waarvoor verwerken we persoonsgegevens’
• het wettelijk verplicht is om uw gegevens te verstrekken of u toestemming heeft gegeven.
Alléén als één van bovengenoemde redenen van toepassing is, verstrekken we uw gegevens aan één of meerdere onderstaande partijen.
• Onze medewerkers, voor zover zij deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.
• Bedrijven waaraan we werkzaamheden uitbesteden (‘verwerkers’). Deze bedrijven werken dan in onze opdracht.
• Uw adviseur of belangenbehartiger, uw werkgever en zijn adviseur als u via uw werkgever bent verzekerd.
• Bedrijven die we inschakelen bij de beoordeling van een aanvraag voor een product.
• Publieke diensten zoals toezichthouders, politie en justitie en aan de Belastingdienst, als we daartoe wettelijk verplicht zijn.
• Andere banken en verzekeringsmaatschappijen. Hieronder vallen ook herverzekeraars en rechtsbijstandsverzekeraars.
• Deurwaarders, incassobureaus en/of notarissen.
• Externe registers zoals CIS, BKR, NHG, Extern Verwijzingsregister (EVR).
• Het UWV.

VI Zo zorgen we voor uw persoonsgegevens
– We zorgen voor een goede beveiliging
– We besteden veel tijd en aandacht aan de beveiliging van onze systemen en de persoonsgegevens die daarin zijn opgeslagen. BeFrank ziet toe op de beveiliging van persoonsgegevens en het gebruik daarvan. Dataverkeer wordt voortdurend gemonitord. Wanneer er toch een keer iets mis gaat, wordt er meteen actie ondernomen. Datalekken lossen we op en registreren we. Dat zijn we volgens de wet ook verplicht. We melden ze ook aan de toezichthouder en aan u, als dat nodig is.
– Er is toezicht op hoe we persoonsgegevens verwerken
• De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert of wij de AVG naleven.
• De Autoriteit Consument & Markt (ACM) houdt toezicht op hoe wij omgaan met cookies, direct marketing via e-mail en het bel-me-niet register.
• De Nederlandsche Bank (DNB), de Europese Centrale Bank (ECB) en Autoriteit Financiële Markten (AFM) houden in het algemeen toezicht op de financiële sector en dus ook op BeFrank en Nationale-Nederlanden.
• Intern houdt de Functionaris Gegevensbescherming toezicht te op de wijze waarop we omgaan met uw persoonsgegevens. Deze is te bereiken via DPO-leven@nn.nl.
– We hebben een geheimhoudingsverklaring getekend
– Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend en een eed of belofte afgelegd. We gaan zorgvuldig om met gegevens die u ons toevertrouwt. Alleen geautoriseerd personeel mag uw gegevens inzien en verwerken.

VII Wat zijn uw rechten?
Als klant heeft u een aantal rechten die gaan over uw persoonsgegevens. Deze rechten worden hieronder toegelicht.

U heeft Recht op inzage
Dit houdt in dat u kunt opvragen welke persoonsgegevens we van u hebben geregistreerd en waarvoor we deze gebruiken. Deze kunt u ook vinden op uw persoonlijke pensioenpagina bij BeFrank (www.befrank.nl/login).
U heeft Recht op aanpassing, verwijdering en beperking
U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten aanpassen als deze niet juist zijn. U heeft bovendien het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen als uw persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt, niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt, óf omdat u uw toestemming heeft ingetrokken en BeFrank geen andere geldige reden meer heeft voor de verwerking van uw gegevens. Ook heeft u het recht op beperking van uw persoonsgegevens. Dit recht houdt in dat u kunt aangeven dat uw gegevens tijdelijk niet gebruikt mogen worden. Hier kunt u gebruik van maken als uw persoonsgegevens niet juist zijn, onrechtmatig worden verwerkt, niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of worden verwerkt, of indien u bezwaar maakt tegen de verwerking en uw bezwaar door ons nog in behandeling is.
U heeft Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Dit betekent dat u in bepaalde gevallen het recht heeft om ons te vragen de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt over te dragen aan uzelf en een andere dienstverlener.
U heeft Recht van bezwaar
U kunt bezwaar maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens als we uw persoonsgegevens gebruiken voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting. Wij toetsen uw bezwaar zorgvuldig en stoppen indien nodig met de verwerking van uw persoonsgegevens.

VIII Hoe lang bewaren we uw gegevens?
Zolang u klant bij ons bent, bewaren we uw gegevens. Dat doen we ook nog enige tijd als u een bepaald product niet meer van ons heeft. In dat geval hanteren we de wettelijke bewaartermijn. Daarna bewaren we de gegevens alleen nog voor statistische doeleinden en met het oog op de behandeling van klachten en rechtsvorderingen. In dat geval bewaren we de gegevens in een afgesloten archief.

IX Waar verwerken we uw gegevens?
Uw gegevens worden doorgaans verwerkt binnen de Europese Unie (EU). In sommige gevallen worden persoonsgegevens buiten de EU verwerkt. Ook zijn sommige van onze leveranciers en samenwerkingspartners gevestigd buiten de EU of verlenen deze diensten buiten de EU. De regelgeving in deze landen biedt niet altijd dezelfde bescherming van persoonsgegevens als de Europese regelgeving. Om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens toch veilig zijn, nemen we in die gevallen maatregelen door zelf overeenkomsten te sluiten waarin we vergelijkbare afspraken maken over de veiligheid van persoonsgegevens. Dus net zoals we dat binnen de EU doen. Dit noemen we EU modelcontracten.

X Heeft u vragen?
Heeft u algemene vragen over uw persoonsgegevens? Neemt u dan contact met ons op via onze klantenservice. Zij zijn te bereiken via klantenservice@befrank.nl.

XI Wilt u uw persoonsgegevens inzien of wijzigen?
U kunt uw persoonlijke gegevens inzien en wijzigen via uw persoonlijke pensioenpagina (www.befrank.nl/login). U heeft het recht ons een opgave te vragen welke gegevens van uzelf door ons worden verwerkt. Ook heeft u het recht te weten wie uw persoonsgegevens aan BeFrank verstrekt heeft en aan wie BeFrank uw persoonsgegevens heeft verstrekt.
U kunt ons ook schriftelijk verzoeken een opgave van uw persoonlijke gegevens zoals door ons geregistreerd te verstrekken. Wij kunnen u verzoeken zich te identificeren, bijvoorbeeld een kopie van een geldig identiteitsbewijs te overleggen. In geval wij u om een kopie identiteitsbewijs verzoeken, raadt BeFrank u aan om op de kopie uw BSN onzichtbaar te maken en te vermelden dat het een kopie ten behoeve van BeFrank betreft, inclusief datumvermelding.
Bevat het door ons verstrekte overzicht van gegevens naar uw mening onjuistheden of bent u van mening dat verwerking van uw gegevens onrechtmatig is, dan kunt u schriftelijk om aanpassing of verwijdering van de gegevens verzoeken. U kunt ook uw toestemming aan verwerking van uw persoonlijke gegevens weer intrekken. Binnen vier weken na uw verzoek hoort u van ons of wij aan uw verzoek kunnen voldoen.

U kunt uw verzoek richten aan:
BeFrank
Attn. Klantenservice
Postbus 2096
1000 CB Amsterdam
Of per e-mail naar klantenservice@befrank.nl

Klachten
Heeft u een klacht over de wijze waarop BeFrank met uw persoonsgegevens omgaat? Dan kunt u de klacht indienen bij de directie van BeFrank;
BeFrank
Attn. Klantenservice
Postbus 2096
100 CB Amsterdam
Binnen 4 weken ontvangt u een reactie van BeFrank. Bent u met de uitkomst van het antwoord niet tevreden? Dan kunt u zicht wenden tot het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening, Postbus 93257, 2509 AG DEN HAAG, telefoon 070-3338999, website www.kifid.nl.
Ook kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

BeFrank heeft het recht om dit privacy statement aan te passen. Wij adviseren u om dit privacy statement regelmatig te raadplegen. In ieder geval op het moment dat u uw persoonsgegevens aan BeFrank verstrekt.